关于规范学校信息化系统人员名单变更管理的通知

院、部、处、室:

随着学校信息化建设的不断发展,近年来,学校建设了包括办公自动化(OA)系统、数字化校园、邮件系统、wifi等在内的多个面向全校师生使用的信息系统。为进一步规范学校信息化系统人员名单变更管理,现将相关事宜通知如下:

一、信息系统权限开放原则

1.校内在编人员:开放全部信息系统权限。人事派遣人员参照在编人员。

2.经人事处批准的返聘人员:参照在编人员,开放全部信息系统权限。

3.兼职教授(包括访问学者、特聘教授等):原则上不开放信息系统权限。因工作需要,需开通信息系统的,个人提出申请,注明开通事由及需要开通哪些系统的功能,报用人部门及人事处审核,开通期限为一年。到期后,信息办关闭权限,如需继续使用,请提前重新申请。

4.部门(学院)外聘人员(不归口人事处管理的人员)及劳务派遣人员:原则上不开放信息系统权限。因工作需要,需开通信息系统的,个人提出申请,注明开通事由及需要开通的哪些信息系统功能,报用人部门审核,开通期限为一年。到期后,信息办关闭权限,如需继续使用,请提前重新申请。

注:以上所指由信息化办公室处理的信息系统包括数字化校园(查看或管理新闻、通知公告、校园社区等)、办公自动化系统(公文流转、办公邮件、工作论坛)、学校邮箱、wifi使用、短信平台、个人数据中心(数字化校园网上办公---个人数据中心)、就业系统、迎新系统、离校系统、研究生系统等系统中的教职工人员管理,教务系统、科研系统、财务系统、图书馆文献查询系统中人员信息更改还需联系相关业务部门进行。

二、在编人员名单维护

(一)新进人员

新进人员持人事处所开具的报到单至信息化办公室注册后,人事处负责人事信息管理人员在人事系统中录入人员基本信息(姓名、工号、部门),信息化办公室统一在各系统中进行注册(包括数字化校园、办公自动化系统、学校邮箱等)。

新进人员(在编)如需提前开通OA(还未拿到人事处的报到单之前),个人提出申请(申请表格见附件二),用人部门出具意见后,提交人事处审核,再报信息办审批。

(二)部门调整人员

在编人员工作部门发生变化时,本人携人事处开具的“校内调动流转单”至信息办调整部门信息。人事处负责人事信息管理人员在人事系统中修改人员部门信息,信息化办公室修改包括办公系统在内的人员部门信息。

三、离职人员名单维护

离职人员持人事处所开具的华东政法大学教职工离校会签通知至信息化办公室办理。离职手续办理后,信息化办公室将注销办理人员进入各系统的权限。人事处负责人事信息管理人员在人事系统中修改人员在职信息。

离职人员因实际需要(继续在学校承担课程、工作尚未结束等),需保留部分信息系统的权限的,需个人提出申请(表格见附件二),经用人部门以及人事处批准后,交由信息办办理,信息办为其保留部分OA权限。

四、离退休人员名单维护

离退休人员持人事处所开具的华东政法大学教职工离校会签通知至信息化办公室办理。离退休手续办理后,部门调整为离退休处。人事处负责人事信息管理人员在人事系统中修改人员在职信息。

五、返聘人员名单维护

返聘人员包括以下几种:经学校批准返聘的教授;经人事处批准返聘的教辅管理人员;学院返聘的上课教师。

1. 经学校批准返聘的教授:由人事处将名单统一报送信息办,部门挂靠用人部门。

2. 经人事处批准返聘的教辅管理人员:由人事处将名单统一报送信息办,部门挂靠用人部门。

3.学院返聘的上课教师:由部门提出申请,报送名单给信息办。信息办审批后,开通部分OA权限,部门挂靠离退休处。

六、兼职教授、兼职教师名单维护

由人事处或各学院聘用的兼职教授(教师),如需使用学校的数字化校园、邮箱或办公自动化系统,个人填写华东政法大学临时帐号申请表(附件三),经人事处或用人部门签字盖章认可后交信息化办公室办理。

七、劳务派遣人员、临时人员名单维护

因特殊原因,部分劳务派遣人员、部门外聘人员以及外单位人员需使用学校的信息系统,请个人填写华东政法大学临时帐号申请表(附件三),经用人部门以及人事处签字盖章认可后交信息化办公室办理。

八、数字化校园中人员调整

据悉,目前数字化校园中人员名单与实际情况仍有偏差,各部门(学院)经过核实后,请填写人员信息调整申请表(附件四),经本部门签字盖章认可后交由信息化办公室办理。

九、人员常态化管理

人事处负责人事信息管理人员每月定期发送最新人员变动信息(当月新进人员名单、当月退休人员名单、当月离校人员名单)给信息办,信息办核实情况后作相应处理。组织部所管理的人员调动信息,由组织部发送给信息办处理。

附件

附件1 oa系统开通、注销及调整办理流程.doc

附件2 oa系统(提前)开通、保留申请表.doc

附件3 华东政法大学临时帐号申请表.doc

附件4 华东政法大学人员信息调整申请表.doc


信息化办公室

人事处

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